Guía de Medios y Prensa de Avaaz

Es muy importante contactar con los medios de comunicación para informarles sobre el acontecimiento y, de este modo, aumentar las posibilidades de que cubran tu "Llamado de -Atención Mundial". Esta guía te muestra pasos sencillos que debes dar no sólo para estar preparado, sino también para que dispongas de todo lo necesario para el evento.
Gracias por ser uno de los cientos de organizadores de eventos. ¡Será un día inolvidable!

• Antes del evento:


1. Haz una lista de medios
2. Envía un comunicado de prensa
3. Llama a la prensa
4. Crea redes sociales

• Durante el evento:


5. Busca a los periodistas
6. Da la bienvenida a la prensa
7. No te muevas de los puntos establecidos

• Después del evento:


8. Envíanos tus fotografías y cobertura de los medios

Antes del evento

Haz una lista de medios:

Lo primero que necesitas hacer es crear listas con nombres, direcciones, números de teléfonos, faxes o correos electrónicos de los distintos medios de comunicación (prensa, radio, televisión, etc.). La siguiente página es un excelente punto de partida, aunque tienes que tener en cuenta que la información cambia muy a menudo y los contactos detallados de las editoriales pueden no estar en la lista. Quizás necesites utilizar una guía de teléfonos o cualquier otro tipo de servicio, y posteriormente ponerte en contacto con el medio de comunicación para saber a quién le tienes que enviar la información.

Los perfiles ordenados por país que aparecen en la página de la BBC tienen una sección con los nombres de los principales medios de comunicación (televisión, periódicos, etc.) de cada país (busca la sección del perfil por país al final de la página) http://news.bbc.co.uk/2/hi/country_profiles/default.stm

Toma nota de la información recopilada. Podrías necesitarla nuevamente en un futuro.

Aquí tienes una lista para que sepas a quién puedes escribir. Está ordenada por prioridad; así que empieza por el principio.

NOTA: En el caso de ciudades grandes, las agencias internacionales de noticias, como Associated Press (AP), Reuters, Agence France Press (AFP) or Xinhau, y las agencias de noticias nacionales suelen tener una sección especial para mandar fotos e incluso reportajes. Vale la pena que les avises si el acontecimiento es especialmente atractivo.

2. Envía un comunicado de prensa:

Un comunicado de prensa para los medios es un corta declaración que le avisa a los periodistas todo lo que necesitan saber sobre tu evento - quién, qué, cuándo, dónde y por qué. Un borrador de comunicado de prensa para "La llamada de atención mundial" estará pronto disponible. Necesitarás adaptarlo para tus fines. Busca cualquier sección entre paréntesis – como [LUGAR] – y reemplázalo con información local.

Una vez que hayas adaptado el comunicado, necesitarás enviarlo por fax o correo electrónico a los reporteros en tu lista. Debes mandar tu comunicado por lo menos dos días de antes del evento. A estas alturas la mayor parte de los periodistas usan mail, envía uno.

Mándanos una copia a nosotros también, así podremos informarles a los reporteros internacionales sobre lo que está pasando alrededor del mundo. Puedes enviarnos un mensaje al siguiente correo: photos@avaaz.org

NOTA: Debes hacer un esfuerzo especial para buscar e identificar medios progresistas. Los programas de radio progresistas pueden estar interesados en entrevistarte en directo para hacer que la noticia corra. Esa es una fantástica oportunidad para publicitar tu evento. Cuando llames a algún medio para que se interesen por tu evento, trata de contactar al productor del programa o de la sección informativa más interesado en cubrirte.

3. Llama a la prensa

Llamar a los reporteros es la parte más importante para mover información. Esta es tu oportunidad de decirles lo interesante que es tu evento y por qué deberían cubrirlo.

Antes de llamar:

• Dedica unos minutos a pensar qué le dirás al reportero.
• Repasa los comunicados de prensa para darte una idea. Te pueden ayudar a sentirte más relajado/a a la hora de llamar.
• Practica lo que vas a decir en voz alta con algún amigo un par de veces (no te preocupes: hasta los profesionales hacen esto).

Algunos consejos para la llamada:

• Recuerda: condensa lo más importante y central de la historia sobre tu evento en 30 segundos o menos
• Si contactas a algún medio progresista, no te intimides al momento de pedir que te inviten a explicarles tu evento y a hacer correr la noticia.
• Trata de hablar con los reporteros directamente. Dejar un mensaje en su buzón de voz o con su recepcionista no es ni una buena idea ni funciona mucho.
• Si no consigues un periodista de política que se interese, piensa en alguien que lo pueda reemplazar, como un editor de medio ambiente o por lo menos alguien que cubra "historias de interés social".

Sería ideal telefonear (¡y enviar correos electrónicos a los bloggers!) por lo menos dos veces. Primero, llámalos inmediatamente después que hayas enviado tu comunicado de prensa. Esto debería ser por lo menos dos días antes de tu evento. Posteriormente, vuelve a llamarlos el mismo día del evento para recordarles.

La llamada más importante es aquella que hagas a una oficina de noticias local. Pídeles que te pongan en su "agenda", es decir, la lista de eventos en el área con la que deciden qué cubrir.

Horarios ideales para llamar a estos medios:

• Canales de televisión: antes de las 9 am, cuando es el momento que tienen la reunión informativa
• Radio: a cualquier hora
• Llama a los diarios entre las 9 y las 10 de la mañana, cuando los editores y los reporteros eligen las historias y noticias para el día siguiente

Nota: Nota: Si no puedes llamar a esas horas, llama cuando puedas. Pregúntale al reportero si está apurado o terminando algo. Puede que te pida que lo vuelvas a llamar en unos minutos.

4. Crea redes sociales

Usa Facebook y Twitter para publicitar tu evento y anima a los reporteros a hacer lo mismo. Sigue el evento con tu blog, antes, durante y después. Amplificar tu evento en las redes sociales ayudará a llamar la atención, inspirará a más gente a ser parte y le hará saber al mundo lo que estás haciendo y por qué.

Ejemplos:

Facebook:
El 21 de Septiembre nos juntaremos miles de personas alrededor del mundo en un "Llamado de Atención Mundial" sobre cambio climático. Haremos tanto ruido que los políticos tendrán que hacernos caso sobre un cambio decisivo en la política ambiental. Estamos organizando un evento y pronto estaremos informando a todos sobre el lugar y la hora. Involúcrate y súmate este 21 de septiembre para cambiar el mundo.

Twitter: "El 21 de septiembre llamaremos la atención de los políticos sobre el cambio climático mundial! Pongan sus alarmas a las [hora convenida] y vayan al evento. Vean [www.tupagina.com] ." (Asegúrate que tenga menos de 140 caracteres.)

Durante el evento

5. Busca a los periodistas

Ten a dos personas pendientes para caminar entre la gente e identificar a los reporteros.

Generalmente se ubican al frente de la multitud, o al menos a los costados. A los de televisión los identificarás fácilmente por sus caros equipos; periodistas de prensa escrita y algunos bloggeros estarán tomando nota en sus cuadernos, pero necesitarás afinar el instinto.

Si ves a alguien que parezca de la prensa, acércate y pregúntale si es de los medios. Si dice que sí, preséntate como lo harías por teléfono. Ofrécele una identificación que te acredite ante la prensa y pregúntale si tiene alguna duda o si quiere hablar con el portavoz del evento.

Asegúrate de anotar su nombre y de pedirle una tarjeta de presentación, si es que la tiene. Hazles saber que estarás en contacto con ellos sobre cualquier evento que pueda acontecer en el futuro y sobre el desarrollo del mismo.

Después del evento, asegúrate de añadirlos a tu lista de medios.

6. Da la bienvenida a la prensa

Cuanto mejor le puedas explicar el evento a la prensa, más probable será que consigas una buena historia. Los medios visuales necesitarán buenas fotos así que trata de indicarles con anticipación dónde tendrá lugar la acción y qué es lo que se espera que ocurra. Así pueden conseguir buenas posiciones y ángulos.

Asigna una o dos personas (o a tu equipo de prensa si lo tienes) para mantener un ojo sobre los reporteros. Si ven a un reportero deberían darle la bienvenida y darle una copia del anuncio sobre el evento. (Asegúrate de tener una versión editada de tu aviso en vez del borrador que te proponemos. Cerciórate que el paréntesis "[LUGAR]" ha sido reemplazado con el nombre de tu propia ciudad, etc.)

7. No te muevas de los puntos establecidos

Si no planeamos por adelantado lo que diremos a los reporteros, es más probable que interpreten parte de lo que decimos fuera de contexto y nos citen incorrectamente. La mejor manera de estar seguros de que los medios cubran la verdadera historia del evento es practicando los puntos de conversación por adelantado y tratando de no salirse de en ellos durante el evento. Los puntos de conversación para la "Llamada de Atención Global" están disponibles aquí.

Es mejor si se tiene a mano un equipo de prensa de una o dos personas que se harán cargo de hablar con los reporteros que asistan al evento.

Después del evento

8. Envíanos tus fotografías y cobertura de los medios

Asegúrate de mandar cualquier fotografía, grabación y enlaces a la cobertura que han hecho los medios o escaneos de recortes, para poder decirle a los líderes mundiales que se reúnen en la sede central de las Naciones Unidas en Nueva York, qué ha estado pasando alrededor del mundo. Envía el material al siguiente correo: wakeupmedia@avaaz.org